Digitalisierung der HR Prozesse – was gibt es zu beachten?

Auf was du bei der Digitalisierung deiner HR-Prozesse besonders achten solltest erklären wir dir hier:

 

Bereite Dich gut vor: Setze dich ausführlich damit auseinander, mit welchem System du arbeiten möchtest. Achte bei der Auswahl darauf, dass die Software die datenschutzrechtlichen Vorgaben einhält sowie über die benötigten Schnittstellen verfügt, die du brauchst. Im besten Fall wählst du ein zentrales System, dass alle benötigten HR-Prozesse abdeckt, intuitiv bedienbar und als Smartphone Applikation verfügbar ist.

 

Arbeite sorgfältig: Lass bei der Erfassung der Daten besondere Sorgfalt walten. Nichts ist unangenehmer und hat weitreichendere Konsequenzen als die fehlerhafte Erfassung des Lohns eines Mitarbeiters.

Dasselbe gilt für die Verteilung von Zugriffsrechten und Rollen. Deine Aufbauorganisation und deine Prozesse müssen im System realitätsgetreu abgebildet sein, damit kein Dritter Einsicht in schützenswerte Daten erhält.

 

Vergiss den Change-Faktor nicht: Vergiss nicht, dass sich für fast alle Mitarbeiter einiges verändert. Für einige Personalverantwortliche ändern sich sogar Jobinhalte und Rollen.

Und auch alle anderen Mitarbeiter haben plötzlich eine grössere Eigenverantwortung. Dokumente müssen selbstständig abgelegt, Adressänderungen eigenständig erfasst und die eigenen Lohnabrechnungen aktiv heruntergeladen werden.

Dieser Wandel muss begleitet werden. Neben einer klaren Kommunikation und ausreichend Schulungsmöglichkeiten können die jeweiligen Führungskräfte sowie externe Coaches im Change-Prozess unterstützen.