Wie können Sie als Start-up Ihre HR-Prozesse effizient gestalten?

Heutzutage kämpfen viele alteingesessene Unternehmen mit dem Wandel ihres Human Resource Managements: vom verwaltenden, trägen Dienstleister hin zum effizienten, strategischen Partner.

Doch wieso scheint dies ein so schwieriges Unterfangen zu sein? Und was können Sie als junges Unternehmen tun, um Ihr HR von vornherein so effizient und wirkungsvoll wie möglich aufzubauen?

 

Vermeiden Sie Effizienz-Verluste durch die Positionierung Ihres HR

Eins ist sicher – auf Dauer ist der grösste „Effizienz-Killer“ im HR nicht der reine Verwaltungsaufwand, sondern der Ruf des HR als service-orientierte Verwaltungseinheit.

Doch woher kommt dieser Ruf? Zum einen, weil viele klassische Geschäftsführer ihr Unternehmen sehr zahlengetrieben steuern – und dies praktisch gegen jegliche strategische Ausrichtung des HR spricht. Zum anderen aber auch, weil das HR in vielen Aufbauorganisationen immer noch als eine untergeordnete, dienstleistende Einheit angesiedelt ist.

Und doch kann man am Beispiel zahlreicher moderner Unternehmen gut erkennen, dass die strategische Bewirtschaftung des Personals einen unmittelbaren Einfluss auf den Erfolg hat. Viele ältere Unternehmen bemühen sich deshalb darum, das HR weg von einer administrativen hin zu einer strategischen Rolle zu entwickeln.

Kämpfen lang etablierte Unternehmen noch mit dem Mindset-Shift bezüglich der Rolle des HR, so haben Sie als aufsteigendes Unternehmen einen eindeutigen Vorteil: Sie können Ihr HR von vornherein als strategisch relevante Einheit positionieren und als strategischen Partner etablieren.

 

Positionieren Sie Ihr HR als strategischen Partner

Damit dies gelingt, ist es unabdingbar, gleich zu Beginn den konkreten Wertbeitrag, die Rolle und die genauen Aufgabenbereiche des HR zu definieren.

Sind diese drei Grundlagen einmal geschaffen, gilt es, diese offen und regelmässig in Ihrem Unternehmen zu thematisieren, sodass sich die moderne Rolle des HR in den Köpfen Ihrer Mitarbeiter festsetzt.

Durch die Positionierung des HR als strategischer Partner werden andere Skills benötigt als noch in den herkömmlichen HR-Berufen. Hat man früher noch Mitarbeiter mit einem hohen Dienstleister-Anspruch für HR-Positionen rekrutiert, brauchen Sie nun vollkommen andere Fähigkeiten: Strategisch versierte Berater. Den Blick für das grosse Ganze. Eine hohe Kommunikationskompetenz. Grosses Selbstbewusstsein – denn diese Mitarbeiter müssen in der Lage sein, auf Augenhöhe mit den Führungskräften zu kommunizieren.

Bei der Etablierung des HR können auch kleinere Aspekte unterstützend wirken, wie zum Beispiel eine kreative Namensgebung. Einige Start-ups fassen die Leistungen des Human Ressource Managements zum Bespiel unter dem Namen „Organisationsentwicklung“ oder „Employee Success Management“ zusammen.

 

Unterteilen Sie die HR-Prozesslandschaft gezielt

Ein traditionelles Human Ressource Management beheimatet zahlreiche Prozesse: Rekrutierung, Employer Branding, Personalentwicklung, Onboarding, Austritte, HR-Controlling, Performance Management, Kulturentwicklung, Organisationsentwicklung, Talentmanagement, Compensation, Lohnabrechnung, Zeit-, Absenzen- und Ferien-Management, Skill Management, Spesenabwicklung, Personal Dossier – die Liste ist schier endlos.

Um gedanklich etwas Ordnung in die Masse zu bringen, empfehlen wir Ihnen, Ihre HR-Prozesse in die folgenden drei Kategorien zu unterteilen: Normative, strategische und operative HR-Prozesse. Dies erleichtert es Ihnen, die Prozesse anschliessend zu priorisieren.

Operative HR-Prozesse umfassen alle Prozesse und Aufgaben, die das Tagesgeschäft im HR am Laufen halten. Sie orientieren sich relativ wenig an der Zukunft und sind in der Regel nicht entscheidend für den künftigen Erfolg der Organisation. Dazu gehören Lohnbuchhaltung, Zeit-, Absenzen- und Ferien-Management, Onboarding, Spesen-Management usw.

Strategische HR-Prozesse: sind all diejenigen Prozesse, die sich mit der Zukunft auseinandersetzen. Sie sind direkt abhängig von der Strategie Ihres Unternehmens. Dazu gehören zum Beispiel Rekrutierung, Employer Branding, Talentmanagement, Personalentwicklung, Skill Management usw.

Normative HR-Prozesse: die normative Ebene beschäftigt sich stark mit dem Sinn und Zweck sowie mit den Werten der Organisation. Innerhalb der normativen Prozesse werden Themen adressiert, die die höhere Daseins-Berechtigung, die Identität und das Miteinander betreffen. Organisations- und Kulturentwicklung besetzen diese Themenfelder.

 

Automatisieren Sie die operativen Prozesse

Die operativen Prozesse sind gegenwartsorientiert. Sie umfassen alle Aufgaben, die zwar erledigt werden müssen, aber relativ wenig Einfluss auf die Zukunft Ihres Unternehmens haben.

Dabei gibt es diejenigen operativen Prozesse, die kein menschliches Eingreifen mehr benötigen und diejenigen, die teil-automatisiert werden können.

Automatisieren Sie so viel wie nur möglich

Mit Abstand die grössten Zeiträuber in HR-Abteilungen sind Tätigkeiten rund um Dokumente bearbeiten, Mitarbeiteranfragen beantworten und Daten managen.

Um Ihr HR möglichst zukunftsgerichtet aufzubauen, bietet sich an, von Beginn an mit einer Applikation zu arbeiten, die Ihnen möglichst viele operative Prozesse abnimmt oder erleichtert. Aufgaben, die Themenfelder wie Ferien, Zeit, Absenzen, Spesen, Ablage der Personalunterlagen oder Lohnabrechnung betreffen, sollten automatisiert stattfinden. Das Eingreifen Ihrer Mitarbeiter sollte nur noch punktuell notwendig sein.

Idealerweise haben Mitarbeiter, Führungskräfte sowie HR-Fachkräfte Zugriff auf das System, sodass simple Aufgaben, wie das Ändern der Wohnadresse oder das Ablegen von Dokumenten für das Personaldossier, von allen Beteiligten erledigt werden kann. Durch das Einrichten von unterschiedlichen Zugriffsrechten kann zudem sichergestellt werden, dass die Compliance gewahrt bleibt.

Ein weiterer Vorteil eines derartigen Systems liegt darin, dass lange E-Mail-Konversationen und das Hin- und Herschicken von Dokumenten Geschichte sind. Gerade dann, wenn sie standortunabhängig tätig sind, spart dies viel Zeit (und Nerven).

 

Schaffen Sie Effizienz durch Teil-Automatisierung

Wählen Sie ein System, das Ihr Unternehmen dabei unterstützt, bestimmte, sehr zeitaufwändige Prozesse durch Teil-Automatisierung so effizient wie möglich zu gestalten. Prozesse wie Mitarbeitergespräche oder das Onboarding von neuen Mitarbeitern können durch Vor-Strukturierung deutlich schneller abgewickelt werden.

Zusätzlich können wir Ihnen empfehlen, dass Sie diejenigen Dokumente, die Ihr HR regelmässig erstellen muss, einmal genauer unter die Lupe nehmen (z. B. Arbeitsverträge, -zeugnisse oder -bescheinigungen). Es empfiehlt sich für diese Dokumente eine Sammlung an Textbausteinen zu erstellen und diese konstant zu aktualisieren, sodass bei der Dokumenterstellung möglichst wenig Zusatzaufwand entsteht.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Je mehr Sie Ihre operativen Aufgaben automatisieren, desto mehr Zeit bleibt Ihnen und Ihrem HR-Team für die zukunftsgerichtete, strategische Arbeit.

 

Bestimmen Sie, welche Prozesse Sie nicht benötigen

Auch wenn es verführerisch sein mag, alle möglichen strategischen HR-Prozesse einzuführen, können wir Ihnen nur raten: tun Sie dies nicht. Die Landschaft an HR-Prozessen ist endlos.

Untersuchen Sie die HR-Prozesslandschaft noch einmal genauer. Gibt es Prozesse, die aus Ihrer Sicht gar nicht erst eingeführt werden müssen?

Treffen Sie Ihre Entscheidung unter Einbezug Ihrer Vision und Strategie.  Anhand dessen kann besser beurteilt werden, welche HR-Prozesse entscheidend sind – und welche nicht.

 

Fokussieren Sie sich auf die relevanten Prozesse

Welches sind diejenigen HR-Prozesse, die strategisch besonders wichtig sind, um Ihre Ziele zu erreichen? Bestimmen Sie diejenigen HR-Prozesse, auf die Sie sich in den nächsten ein bis zwei Jahren besonders konzentrieren wollen – und machen Sie diese zur Priorität.

Gerade in Wachstumszeiten haben wenige Unternehmen die Kapazität alle Prozesse gleichzeitig aufzubauen. Es ist ratsam, sich auf ein oder zwei Prozesse zu fokussieren und diese nachhaltig, effizient und zukunftsorientiert einzuführen – anstatt alle Prozesse gleichzeitig, aber unausgereift zu lancieren.

 

Arbeiten Sie mit einem Wachstums-Szenario

Arbeiten Sie mit dem Szenario, dass Ihr Unternehmen stark wachsen wird und über kurz oder lang viele Mitarbeiter beschäftigen wird. Welche HR-Prozesse könnten in einigen Jahren eine bedeutende Rolle spielen?

Warum Sie dieses Szenario durchdenken sollen? Aus einem ganz banalen Grund: Damit Ihre HR-Verantwortlichen von vornherein die dafür benötigten Daten erfassen. Nichts ist leidiger, als Daten von hundert Mitarbeitern nachzutragen – oder mit einem Stamm an unsorgfältig erfassten Daten zu arbeiten.

 

Bauen Sie ein Frühwarnsystem ein

Zu Anfang scheint ein HR-Controlling noch etwas übertrieben zu sein. Je mehr Ihr Unternehmen allerdings wächst, umso wichtiger ist es, bestimmte Kennzahlen zumindest in Form eines regelmässigen Reportings zu messen.

Beispielsweise geben Krankheitstage und Fluktuation ein gutes Bild über die Mitarbeiterzufriedenheit ab. Und die Rechnung ist einfach – wenn die Mitarbeiterzufriedenheit sinkt, dann gibt es einen erhöhten Aufwand für Ihr Human Ressource Management.

 

Es gibt viele Ansatzpunkte, um effiziente HR-Prozesse zu gestalten.

Tatsächlich scheint der nachträgliche Wandel des HR eine grössere Herausforderung zu sein, als der Neuaufbau. Realität ist, dass auch heutzutage 89% der Arbeitszeit von HR-Angestellten in operative Arbeiten oder Administration investiert wird. Laut einer Studie der Martin-Luther-Universität bleibt lediglich 11% der Arbeitszeit für strategische Arbeit übrig.

Nutzen Sie die Chance, die Ihnen als aufstrebendes Unternehmen zuteil wird. Etablieren Sie Ihr HR als strategischen Partner, automatisieren Sie Ihre operativen Prozesse und schaffen Sie eine veränderungsfreudige Kultur. Es wird sich lohnen.