Der Versand der Lohnabrechnungen und Lohnausweisen ist nach wie vor eine der wichtigsten Aufgaben einer HR-Abteilung. Traditionellerweise werden die sensitiven Informationen auch heute noch per Post zugestellt. E-Mails sind aus Aspekten des Datenschutzes eher ungeeignet und Lösungen wie sichere Mailclients schneiden bei der Benutzerfreundlichkeit eher schlecht ab.

Beim zeitintensiven manuellen Erstellen der Briefe,  haben wir nach einer Lösung gesucht. Mit 2getHR wurde ein Portal entwickelt, welches die Lohndokumente im PDF Format automatisch – durch Auslesen der AHV Nummer – auf sichere Art und Weise zustellt.

Wer kennt’s nicht: die Steuererklärung muss ausgefüllt werden, doch wo ist der Lohnausweis? Meistens muss dann die Personalabteilung um eine erneute Zustellung kontaktiert werden, was wiederum für alle Seiten zu Mehraufwand führt.

Nicht so bei 2getHR: Durch den digitalen und geschützten Zugang, kann der Benutzer seine persönlichen Dokumente wie Lohnabrechnungen, Lohnausweise, Arbeitsvertrag etc. jederzeit – selbst nach dem Austritt– einsehen. Schluss also mit dem ewigen Papierkrieg.

Bei der Zustellung von Arbeitsverträgen, ist nicht nur  die sichere Zustellung des sensitiven Dokuments ein Thema, sondern auch die Durchlaufzeiten. Der Vertrag muss von beiden Seiten unterschrieben werden und nicht selten drängt die Zeit, damit der potenziell neue Mitarbeiter noch im selben Monat die Kündigung einreichen kann.

 2getHR bietet die Möglichkeit, Verträge auf sichere Weise  online zuzustellen und zu unterschreiben. Die durch die Personalabteilung identifizierten Parteien können das Dokument (mit einer elektronischen Unterschrift) direkt online unterschreiben. Dies reduziert sowohl den Aufwand als auch die Durchlaufzeiten enorm.

Der Arbeitsvertrag bleibt auch nach der Unterzeichnung jederzeit für alle Parteien einsehbar und der neue Arbeitnehmer kann diesen bei Bedarf herunterladen und ausdrucken.